Nel gestionale  può essere implementato un elenco delle prescrizioni legali e normative potenzialmente applicabili all’organizzazione: l’elenco viene aggiornato periodicamente dai tecnici senior di ARES srl, notificando le modifiche agli utenti. Inoltre, è possibile caricare il proprio elenco di prescrizioni legali

L’elenco delle prescrizioni che compongono la check list è suddiviso in ASPETTI, che possono essere annotati come ASSENTI oppure APPROFONDITI con un certo numero di domande. Il colore nell’elenco indica se l’aspetto è risultato non applicabile oppure completato  (VERDE), oppure se sono state già compilate solo alcune domande (GIALLO) oppure se tutte le domande devono essere ancora compilate (ROSSO).

Per ogni aspetto, procedendo alla compilazione il gestionale propone i requisiti da verificare;  in caso l’aspetto non sia applicabile, è possibile associare una annotazione per ricordare il motivo:

Qualora invece l’aspetto sia applicabile, vengono proposti i requisiti legali previsti: per ogni requisito sono possibili varie risposte (non applicabile, ok, migliorabile); se il requisito è non applicabile, allora è possibile inserire una annotazione per ricordare il motivo:

Se il requisito è applicabile, sono possibili 2 risposte: OK (il requisito è completamente applicato); Migliorabile (il requisito non è applicato oppure non è completamente applicato)

In caso la risposta sia “Ok” oppure “Migliorabile” è possibile inserire uno o più  documenti (formato .pdf) a riprova delle azioni già intraprese (files da associare) ed inoltre una o più AZIONI da programmare poi nel PIANO DI AZIONE inserendo scadenza ed incaricati; volendo, potranno essere attivate le notifiche della scadenza con e-mail per gli incaricati prescelti.

In ogni momento, sarà possibile predisporre un report, che evidenzia tutte le situazioni esaminate,  anche completato con grafici riassuntivi riferiti alla situazione complessiva, oppure per ogni singolo aspetto.

Come visto, potrà essere implementato un PIANO DI AZIONE, da scadenziare e notificare ai responsabili, del quale potrà essere mantenuta la storicizzazione.

La valutazione di conformità normativa potrà essere periodicamente ripetuta, aggiornando in primo luogo la check list in funzione delle modifiche normative e poi rivedendo le riposte e le azioni conseguenti a partire dalla situazione già memorizzata.